Informacja o ochronie danych osobowych w ZWiK Sp. z o.o. w Świeciu.

RODO – o czym warto wiedzieć?

Nowe obowiązki, wynikające z unijnego rozporządzenia, które obowiązują od 25 maja 2018.

Przetwarzanie danych osobowych – definicje

„RODO” – rozporządzenie parlamentu europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).

„dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji.

„przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.

„administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Informujemy, że

Jako Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych z siedzibą w Świeciu przy ul. Parkowej 3.

Administrator prowadzi operacje przetwarzania Państwa danych osobowych w sposób bezpieczny, rzetelny i zgodnie z prawem. Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie są poddawane procesowi profilowania (Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się). Informacja ta ma na celu poinformowanie w jaki sposób chronimy oraz przetwarzamy Państwa dane osobowe.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Dane osobowe naszych klientów oraz osób wskazanych do kontaktu – przetwarzamy w celu świadczenia wszystkich naszych usług.

Dane osób zainteresowanych współpracą z nami – przetwarzamy w celu nawiązywania współpracy z nowymi klientami.

Dane osobowe naszych podwykonawców oraz osób wskazanych do współpracy – przetwarzamy w celu możliwości świadczenia usług, realizacji zamówień publicznych zgonie z obowiązującymi przepisami prawa oraz prawidłowej współpracy z podwykonawcami.

Dane o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy – przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, wynikających z przepisów takich jak np. ustawa kodeks pracy. Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodą i przetwarzamy jest przez czas prowadzenia rekrutacji.

Dane pozyskane z innych źródeł np. banku lub instytucji płatniczych (informacje o tym, z jakiego konta, i w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty) – będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy dokonali Państwo poprawnej zapłaty, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów, w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Cel przetwarzania Państwa danych osobowych

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu:

• realizacji indywidualnej umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzenie ścieków;

• realizacji pozostałych usług;

• realizacji usług elektronicznych e-faktura i e-BOK;

• wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych;

• prowadzenia dokumentacji jakości świadczonych usług, a w szczególności ewidencji skarg i wniosków oraz dokumentacji ich załatwiania;

• wydawania warunków technicznych na podłączenie do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej;

• uzgadniania projektów technicznych.

Komu przekazujemy dane

Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. Informuje, że nie przekazuje Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Dostęp do danych osobowych posiadają:

• firmy obsługujące nasze systemy informatyczne wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Firmy zobowiązują się do zapewnienia poufności danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem umowy a w szczególności do tego, że nie będą przekazywać, ujawniać i udostępniać tych danych osobom nieuprawnionym. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w systemach informatycznych Administratora w obrębie specjalnie wydzielonego fragmentu sieci (VPN) Virtual Private Network (z ang. Wirtualna Sieć Prywatna);

• podmioty świadczące pomoc prawną;

• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np: sądy lub organy ścigania;

• podmioty współpracujące przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, ubezpieczeniowych, pocztowych.

Na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe

Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. informuje, że działa na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”;

• art. 6 ust. 1 lit. c) „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

• Ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz.U.2017.328 j.t. ze zm.);

• Rozporządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 27 luty 2018 w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryfy oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz.U.2018.472.);

• Rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 14 lipca 2006 r. w sprawie sposobu realizacji obowiązków dostawców ścieków przemysłowych oraz warunków wprowadzania ścieków do urządzeń kanalizacyjnych (Dz.U.2016.1757 j.t.);

• Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi (Dz.U.2017.19);

• zezwolenia udzielonego przez Zarząd Miejski w Świeciu dnia 15 lipca 2002 r. (uchwała nr 1540/02);

• Uchwały Nr 355/06 RADY MIEJSKIEJ W Świeciu z dnia 30 marca 2006 r;

• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 j.t);

• Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 (Dz.U. 2018.108 j.t ze zm.).

Jakie Państwu przysługują uprawnienia

Posiada Pani/Pan prawo żądania od administratora dostępu do danych osobowych z uwzględnieniem celów przetwarzania, prawo do ich:

• sprostowania;

• usunięcia (” prawo do bycia zapomnianym”);

• ograniczenia przetwarzania;

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

• prawo do przenoszenia danych;

• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku naruszenia przepisów prawa.

W tym celu należy udać się do siedziby firmy i wypełnić odpowiedni wniosek.

Organ nadzorczy – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zastąpi dotychczasowego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Na mocy nowej ustawy o ochronie danych osobowych Prezes UODO będzie nowym organem sprawującym nadzór nad danymi osobowymi.

Prawo do bycia zapomnianym – osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe w przypadku gdy:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

• osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę;

• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.

Prawo to nie ma zastosowania, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne:

• do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;

• do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

• do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, o ile prawdopodobne jest, że prawo, o którym mowa w ust. 1, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania;

• do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe

Okres czasu, przez który Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane jest uzależniony od celu w jakim zostały one zgromadzone. Administrator Danych Osobowych gwarantuje, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane tylko przez taki okres czasu jaki jest niezbędny do realizacji celu w związku z którym dane osobowe zostały pozyskane.

Nasze dane kontaktowe

Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o.

ul. Parkowa 3

86-100 Świecie

Sąd Rejonowy w Bydgoszczy XIII Wydział Gospodarczy KRS

nr 0000102352. Kapitał zakładowy 18.656.511,30 PLN

NIP 559 000 49 92, REGON 090522228

e-mail: zwik@zwik.com.pl

Kontakt do Inspektora ochrony danych osobowych:

e-mail: iodo@zwik.com.pl

ZWiK